Datenschutzerklärung – GardenPilot Professional

Version: privacy-b2b-2026-09-v2
Gültig ab: Veröffentlichung
Sprachfassung: Deutsch

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Verarbeitungen, bei denen GardenPilot Professional personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet, ist:

PUENJER, S.L.U.
Avinguda Mèxic 17
07007 Palma de Mallorca
Spanien
C.I.F.: B22974018
E-Mail: support@gardenpilot.de
Telefon: +34 684 774 631
Vertreten durch: Fin Pünjer, administrador único

2. Rollenverteilung und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für Verarbeitungen, bei denen PUENJER, S.L.U. selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, insbesondere für Firmen- und Ansprechpartnerdaten, Registrierung, Accountverwaltung, Vertrags- und Abrechnungsdaten, eigene Sicherheits-/Nutzungsdaten, Supportkommunikation und eigene zulässige Produkt-/Betriebsanalyse.

Soweit ein Professional-Kunde personenbezogene Daten seiner eigenen Endkunden, Ansprechpartner oder sonstiger Dritter in GardenPilot verarbeitet und GardenPilot diese Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Professional-Kunden zur Erbringung der Plattformleistung verarbeitet, ist der Professional-Kunde Verantwortlicher und PUENJER, S.L.U. Auftragsverarbeiter. Dann gilt ergänzend die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV/DPA).

Die produktiv eingesetzten Dienstleister und ihre jeweilige Rolle werden im aktuellen Anbieter- und Unterauftragsverarbeiterregister dokumentiert.

3. Grundsätze und erforderliche Angaben

GardenPilot verarbeitet personenbezogene Daten nur für festgelegte Zwecke und nur soweit dies für Plattformbetrieb, Vertrag/Account, Abrechnung, Support, Sicherheit, gesetzliche Pflichten, zulässige interne Analyse oder – soweit erforderlich – auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Welche Angaben für Registrierung, Bestellung oder eine Funktion erforderlich sind, wird im jeweiligen Eingabeprozess gekennzeichnet. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann die betreffende Funktion oder der Vertrag gegebenenfalls nicht bereitgestellt bzw. abgeschlossen werden. Freiwillige Angaben können weggelassen werden.

Die Auswahl der deutschen oder englischen Sprachfassung bestimmt die Sprache der Oberfläche und der maßgeblichen Vertrags-/Informationsfassung. Sie wird nicht automatisch als Aussage über Sitz, Rechnungsland oder Zielmarkt des Kunden behandelt.

4. Websitezugriff, technische Bereitstellung und Sicherheit

Beim Aufruf und bei Nutzung von GardenPilot Professional können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit,
• aufgerufene Adresse/Ressource,
• Referrer,
• Browser- und Geräteinformationen,
• technische Request-, Fehler- und Sicherheitsdaten.

Zwecke sind technische Bereitstellung, Verfügbarkeit, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchs- und Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind ein sicherer, stabiler und missbrauchsresistenter Betrieb der Plattform.

Eigene vollständige IP-basierte Server-/Security-Logs werden grundsätzlich spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern kein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere dokumentierte Aufbewahrung erforderlich macht. Infrastruktur- und Sicherheitsanbieter können eigene technische Logs im Rahmen ihrer vertraglich dokumentierten Aufbewahrungsfristen verarbeiten; Einzelheiten ergeben sich aus dem Anbieterregister.

5. Interne Nutzungsstatistik

GardenPilot kann interne Statistiken zu Reichweite, technischer Qualität und Produktnutzung erstellen. Verarbeitet werden können insbesondere Seiten-/Screen-Aufrufe, Zeitstempel, grober Gerätetyp und Browserkategorie, Referrer-Domain sowie technische Produkt- oder Funnel-Ereignisse.

Für langfristige interne Nutzungsstatistik wird keine vollständige IP-Adresse als dauerhafter Analyse-Identifier gespeichert. Kurzlebige pseudonyme Identifier für Botfilterung, Entdopplung oder technisch begrenzte Messfenster werden nach dem erforderlichen kurzen Zeitraum gelöscht oder technisch unbrauchbar gemacht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind datenminimierende Reichweiten-, Funktions- und Qualitätsanalyse sowie die Vermeidung offensichtlich verzerrter Statistikwerte.

6. Registrierung, Unternehmen, Ansprechpartner und Nutzerkonto

Verarbeitet werden können insbesondere Vor- und Nachname, Firma, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. soweit angegeben, Account-, Rollen- und Berechtigungsstatus, Credit-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsdaten, Sprach-/Locale-Information und Sicherheitsereignisse.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst als Einzelunternehmer/Freiberufler Vertragspartei ist oder vorvertragliche Maßnahmen auf ihre Anfrage erfolgen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit Ansprechpartner, Mitarbeiter oder Vertreter eines Unternehmens verarbeitet werden. Berechtigte Interessen sind Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung sowie sichere Nutzer- und Berechtigungsverwaltung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Steuer-, Buchführungs-, Handels- oder Nachweispflichten bestehen.

7. Quellen von Ansprechpartnerdaten

Personenbezogene Geschäftskontaktdaten erhalten wir regelmäßig direkt von der betroffenen Person, vom Professional-Kunden oder dessen Account-Administrator, im Rahmen einer Bestellung, Supportanfrage oder Vertragskommunikation sowie – soweit erforderlich – von Zahlungs- oder Abrechnungsdienstleistern.

Werden Nutzer durch einen Unternehmensadministrator angelegt oder eingeladen, können Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firma und Rollen-/Berechtigungsinformationen von diesem Unternehmen stammen.

8. Projekt-, Foto-, Text- und Eingabedaten

Je nach Funktion können insbesondere Garten-/Grundstücksfotos, Standortangaben, Projekttexte, Wünsche, Präferenzen, Projekt-/Konzeptdaten, generierte Ergebnisse und Chat-/Assistenteninhalte verarbeitet werden.

Soweit diese Daten personenbezogene Endkunden- oder Drittdaten des Professional-Kunden enthalten und GardenPilot sie ausschließlich zur beauftragten Leistung auf Weisung des Kunden verarbeitet, richtet sich die Verarbeitung nach der AVV.

Soweit GardenPilot Projektinformationen ausnahmsweise zu eigenen Zwecken verarbeitet, muss dafür eine eigenständige Rechtsgrundlage bestehen und die betroffene Person wird nach Maßgabe der DSGVO informiert.

GardenPilot verwendet personenbezogene Projekt- und Inhaltsdaten nicht zum Training eigener allgemeiner KI-Modelle.

9. KI-Dienste und automatisierte Prüfungen

GardenPilot Professional nutzt spezialisierte KI-Dienste. Je nach Funktion können Projektinformationen, Texte oder Bilder an einen oder mehrere externe KI-Anbieter übermittelt werden.

GardenPilot verwendet hierfür Business-, API- oder Cloud-Produkte. Produktive Anbieter, Zweck, Rolle, Verarbeitungsregion, relevante Retention-/Training-Informationen und Transfermechanismen werden im Anbieter- und Unterauftragsverarbeiterregister dokumentiert.

GardenPilot kann automatisierte Systeme zur technischen/inhaltlichen Qualitätskontrolle, Fehlererkennung oder Vorprüfung von Support- und Reklamationsfällen einsetzen. Soweit GardenPilot hierbei als Verantwortlicher handelt, erfolgt die Verarbeitung je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Nach dem derzeitigen Produktdesign trifft GardenPilot gegenüber natürlichen Personen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die ohne Möglichkeit angemessener menschlicher Überprüfung rechtliche Wirkungen entfaltet oder sie in vergleichbar erheblicher Weise beeinträchtigt.

10. Zahlungs-, Rechnungs- und Steuerdaten

Für Bestellungen, Credits, Zahlungen und Rechnungen verarbeiten wir insbesondere Vertrags-, Transaktions-, Rechnungs- und steuerlich erforderliche Daten. Zahlungen können über Stripe abgewickelt werden.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Ansprechpartner-/Vertreterdaten einer juristischen Person, soweit dies für Vertrags- und Zahlungsabwicklung erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Steuer-, Buchführungs- und Nachweispflichten.

Stripe kann für einzelne Verarbeitungsschritte aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten oder eigener Zwecke selbst Verantwortlicher sein. Die aktuelle Rollen- und Transferinformation ergibt sich aus dem Anbieterregister und den Informationen von Stripe.

11. E-Mail, Support und Marketing

Vertrags-, Sicherheits-, Zahlungs-, Rechnungs-, Produktstatus- und Supportkommunikation erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei geschäftlichen Ansprechpartnern und für erforderliche Support-/Sicherheitskommunikation.

Für den technischen Versand kann Resend eingesetzt werden.

Werbliche elektronische Kommunikation erfolgt nur, wenn hierfür eine anwendbare Rechtsgrundlage besteht. Dies kann insbesondere eine Einwilligung oder – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – eine gesetzlich zulässige Bestandskundenkommunikation zu eigenen ähnlichen Leistungen sein. Eine einfache und kostenlose Widerspruchs-/Abmeldemöglichkeit wird bereitgestellt, soweit erforderlich.

12. Infrastruktur, Empfänger und Auftragsverarbeiter

GardenPilot nutzt externe Infrastruktur-, Cloud-, KI-, Zahlungs-, E-Mail-, Sicherheits- und gegebenenfalls Marketinganbieter.

Die aktuelle Liste, jeweilige Rolle und wesentliche Transfer-/Retention-Informationen befindet sich im Anbieter- und Unterauftragsverarbeiterregister.

Soweit Anbieter als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, werden sie nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

13. Drittlandtransfers

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet oder zugänglich gemacht werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Die konkrete Grundlage je Anbieter wird im Anbieterregister dokumentiert.

Soweit die Verarbeitung zusätzlich schweizerischem Datenschutzrecht unterliegt, gelten für Auftragsverarbeitungen ergänzend die Regelungen der AVV/DPA zum Schweizer Datenschutzrecht.

14. Cookies, Local Storage und Marketing-Technologien

Technisch erforderliche Cookies, Local Storage oder vergleichbare Technologien können für Login, Sicherheit, Session-Management, Spracheinstellungen und ausdrücklich angeforderte Funktionen eingesetzt werden.

Nicht erforderliche Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien werden nur eingesetzt, wenn die hierfür nach anwendbarem Recht erforderliche Einwilligung oder sonstige Rechtsgrundlage vorliegt.

Soweit auf Professional-Seiten Google Ads, Meta Pixel oder Microsoft Advertising tatsächlich eingesetzt werden, gelten die hierzu veröffentlichten Consent- und Anbieterinformationen.

15. Speicherdauer

• Account-/Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend nur soweit gesetzliche Aufbewahrung, Nachweis oder Rechtsverteidigung dies erfordert.
• Zahlungs-/Rechnungs-/Steuerdaten: nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Security-Logs: GardenPilot-eigene vollständige IP-basierte Logs grundsätzlich maximal 14 Tage, soweit kein konkreter Vorfall eine längere Aufbewahrung erforderlich macht.
• Supportkommunikation: für die Bearbeitung und anschließend nur solange gesetzliche Aufbewahrung, Nachweis oder konkrete Rechtsverteidigung dies erfordert.
• Einwilligungs-, Vertrags- und Legal-Nachweise: solange dies zum Nachweis der Rechtmäßigkeit bzw. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist.
• Auftragsdaten des Professional-Kunden: nach Maßgabe der AVV/DPA.
• Data-Act-Wechsel-/Exportdaten: nach Maßgabe des Wechsel-/Abrufzeitraums und anschließend nur soweit eine gesetzliche oder sonstige rechtmäßige Aufbewahrungsgrundlage besteht.

Nach Ablauf der maßgeblichen Frist werden Daten gelöscht oder – bei echter irreversibler Anonymisierung – nur noch anonym weiterverwendet.

16. Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen insbesondere die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Kontakt: support@gardenpilot.de

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kann die betroffene Person aus Gründen ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Bei Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für PUENJER, S.L.U. ist insbesondere zuständig:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
Spanien
www.aepd.es

Betroffene können sich nach Maßgabe von Art. 77 DSGVO insbesondere auch an eine zuständige Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

18. Datensicherheit

GardenPilot setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollen- und Need-to-know-basierte Zugriffsbegrenzungen, Schutz privilegierter Zugänge, Sicherheitsprotokollierung, Secret-/Credential-Management, Monitoring und Incident-Response-Prozesse.

Einzelheiten zu Auftragsdaten ergeben sich ergänzend aus den TOM der AVV/DPA.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Verarbeitungszwecke, technische Abläufe, Anbieter oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Materielle Änderungen werden als neue unveränderliche Legal-Version veröffentlicht. Soweit eine zusätzliche Information oder Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, wird sie vor der entsprechenden Verarbeitung bereitgestellt bzw. eingeholt. Historische für einen Vertrag oder Nachweis verwendete Fassungen werden nicht nachträglich verändert.